Από τη Δευτέρα 22 Ιανουαρίου 2018 τίθεται σε παραγωγική λειτουργία, το νέο Πληροφοριακό Σύστημα εθνικής εμβέλειας του Υπουργείου Εσωτερικών, το «Μητρώο Πολιτών», το οποίο θα διασυνδέει 1036 υπηρεσίες Ληξιαρχείου και 325 υπηρεσίες Δημοτολογίου, καθώς και το Ειδικό Ληξιαρχείο Αθηνών. Μετά από μια περίοδο σύνθετων και εντατικών εργασιών και προετοιμασιών, στις οποίες συμπεριλαμβάνεται η υλοποίηση εκπαιδευτικών σεμιναρίων για τους χρήστες του συστήματος από ομάδα εργασίας του Υπουργείου Εσωτερικών χωρίς κόστος, σε αντίθεση με την αρχική πρόβλεψη, το νέο σύστημα γίνεται πράξη και εντάσσεται στην καθημερινότητα του πολίτη, των υπηρεσιών και των εργαζομένων σε αυτές, ώστε να διευκολύνει τη ζωή όλων.
Βασικές στοχεύσεις του νέου συστήματος είναι η απλοποίηση και η επιτάχυνση των διαδικασιών, καθώς και ο περιορισμός της περιττής γραφειοκρατίας με μείωση των υπογραφών και, προοπτικά, με την απαλοιφή της υποχρέωσης του πολίτη να προσκομίζει πλήθος εγγράφων για απλές διοικητικές διαδικασίες. Το όφελος θα αυξάνεται όσο περισσότεροι φορείς του Δημόσιου θα εντάσσονται λειτουργικά στο νέο σύστημα. Ταυτόχρονα, το «Μητρώο Πολιτών» συνιστά δομικό στοιχείο της στρατηγικής για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση, ενώ αποτελεί ένα αποφασιστικό βήμα προόδου και εκσυγχρονισμού βασικών δομών, στις οποίες βασίζεται κάθε προσπάθεια παραγωγικής ανασυγκρότησης και ανάπτυξης.
Με το νέο σύστημα αλλάζει ριζικά η φιλοσοφία και τρόπος οργάνωσης των στοιχείων αστικής και δημοτικής κατάστασης του πολίτη, απλουστεύονται οι διοικητικές διαδικασίες για την τήρηση, επεξεργασία και διάθεσή τους και τίθενται οι βάσεις α) για τη σταδιακή κατάργηση των σχετικών πιστοποιητικών και βεβαιώσεων που ζητούνται σήμερα από τρίτους φορείς του Δημόσιου και ευρύτερου Δημόσιου Τομέα και β) για το σχεδιασμό και την παροχή στον πολίτη ηλεκτρονικών υπηρεσιών υψηλής ποιότητας και χαμηλού κόστους. Έτσι ο πολίτης δεν θα είναι πλέον αναγκασμένος να προσφεύγει στις αρμόδιες δημοτικές υπηρεσίες ή τα ΚΕΠ, για να λάβει πιστοποιητικά και βεβαιώσεις, όπως αντίγραφα ληξιαρχικών πράξεων, αποσπάσματα οικογενειακής μερίδας, κ.λπ., αφού η ζητούμενη πληροφορία θα διατίθεται ηλεκτρονικά στους αντίστοιχους φορείς μέσω ασφαλούς ηλεκτρονικής διασύνδεσης.
Λίγο πριν την έναρξη λειτουργίας του «Μητρώου Πολιτών» και προκειμένου να πραγματοποιηθούν οι αναγκαίες τεχνικές εργασίες μετάπτωσης των πληροφοριακών δεδομένων από τα αντίστοιχα εν λειτουργία πληροφοριακά συστήματα των Δήμων, θα πραγματοποιηθεί ολιγοήμερη (5 εργάσιμες) προγραμματισμένη διακοπή των εργασιών ηλεκτρονικής καταχώρισης και επεξεργασίας στοιχείων Δημοτολογίου/Ληξιαρχείου.
Οι λεπτομέρειες για το ποιες πράξεις θα είναι δυνατόν να πραγματοποιηθούν και με ποιους όρους, αναφέρονται στην Υπουργική Απόφαση (ΦΕΚ Τεύχος Β’ 3/05.01.2018) του Υπουργού Εσωτερικών, Πάνου Σκουρλέτη, αλλά και στην Εγκύκλιο 1/2018 του Υπουργείου Εσωτερικών (ΑΔΑ: ΩΞΓΧ465ΧΘ7-4ΛΚ), «ΟΔΗΓΊΕΣ ΓΙΑ ΕΝΑΡΞΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΑΣ ΤΟΥ ΜΗΤΡΩΟΥ ΠΟΛΙΤΏΝ» που απεστάλη στις υπηρεσίες Ληξιαρχείων και Δημοτολογίων.
Εννοείται ότι εφόσον δεν συντρέχουν επείγοντες λόγοι, η προσέλευση των πολιτών σε Ληξιαρχεία και Δημοτολόγια από τις 22 Ιανουαρίου 2018, όταν και θα έχει τεθεί σε λειτουργία το νέο σύστημα, θα διασφαλίσει μεγαλύτερη ταχύτητα και ευκολία στις συναλλαγές τους με τις συγκεκριμένες υπηρεσίες.
Ειδικότερα προβλέπεται:
Α) Όλες οι κατά τόπους υπηρεσίες Δημοτολογίου των Δήμων θα διακόψουν τις εργασίες ενημέρωσης των τοπικά εγκατεστημένων πληροφοριακών συστημάτων δημοτολογίου, μέσω των οποίων ενημερώνεται το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Εθνικού Δημοτολογίου (ΟΠΣΕΔ) την Παρασκευή 12/01/2018 και ώρα 15:00. Η επανάληψη των εργασιών ενημέρωσης των στοιχείων Δημοτολογίου θα γίνει την Δευτέρα 22/01/2018, με την έναρξη του κανονικού ωραρίου λειτουργίας των υπηρεσιών και με αποκλειστική χρήση του νέου Πληροφοριακού Συστήματος «Μητρώο Πολιτών». Κατά τη διάρκεια αυτών των ημερών δεν θα πραγματοποιείται καμία εγγραφή, διαγραφή, συμπλήρωση η μεταβολή στοιχείων σε οικογενειακές μερίδες στα Δημοτολόγια των Δήμων της Χώρας. Σε όλως εξαιρετικές περιπτώσεις και μετά από αιτιολογημένη αίτηση ενδιαφερομένου πολίτη δύναται να γίνεται καταχώριση εγγραφής στα χειρόγραφα βιβλία του Δημοτολογίου.
Β) Όλες οι κατά τόπους υπηρεσίες Ληξιαρχείου των Δήμων θα διακόψουν τις εργασίες ενημέρωσης του Πληροφοριακού Συστήματος Ληξιαρχικών Πράξεων του Υπουργείου Εσωτερικών την Τρίτη 16/01/2018 και ώρα 15:00. Η επανάληψη των εργασιών ενημέρωσης των στοιχείων των κατά τόπους Ληξιαρχείων θα γίνει τη Δευτέρα 22/01/2018, με την έναρξη του κανονικού ωραρίου λειτουργίας των υπηρεσιών και με αποκλειστική χρήση του νέου Πληροφοριακού Συστήματος «Μητρώο Πολιτών». Κατά τη διάρκεια αυτών των ημερών καταργείται η εκτύπωση ληξιαρχικών πράξεων από το Πληροφοριακό Σύστημα Ληξιαρχικών Πράξεων και η σύνταξη των ληξιαρχικών πράξεων θα γίνεται στα χειρόγραφα βιβλία των Ληξιαρχείων. Με την έναρξη της παραγωγικής λειτουργίας του νέου Πληροφοριακού Συστήματος «Μητρώου Πολιτών» οι ληξιαρχικές πράξεις αυτές θα καταχωρηθούν κατά προτεραιότητα στο νέο σύστημα.
Γ) Η υπηρεσία Ειδικού Ληξιαρχείου του Υπουργείου Εσωτερικών θα διακόψει τις εργασίες ενημέρωσης του Πληροφοριακού Συστήματος Ειδικού Ληξιαρχείου του Υπουργείου Εσωτερικών (Αθηνών) την Τρίτη 16/01/2018 και ώρα 15.00. Η επανάληψη των εργασιών καταχώρισης στοιχείων μεταγραφόμενων ληξιαρχικών πράξεων θα γίνει τη Δευτέρα 22/01/2018, με την έναρξη του κανονικού ωραρίου λειτουργίας των υπηρεσιών. Κατά τη διάρκεια αυτών των ημερών δεν θα πραγματοποιείται καμία σύνταξη ληξιαρχικής πράξης στο Ειδικό Ληξιαρχείο. Οι υπηρεσίες του Ειδικού Ληξιαρχείου θα παραλαμβάνουν και θα πρωτοκολλούν τις αιτήσεις με τα απαιτούμενα δικαιολογητικά.
